World Café

Obiettivo: sviluppare conversazioni informali su questioni e problematiche significative, agevolare la condivisione di idee e conoscenze, creare nuove consapevolezze e soluzioni.  

Spiegazione: una sessione di world café fa leva sulle capacità di apprendere e costruire legate alla conversazione, si tratta inoltre di un format altamente flessibile. Occorre però tenere presente alcuni principi-guida:  

• Partire da una base di partecipazione di non meno di 12 persone, necessarie a creare i tavoli/gruppi di lavoro.  
• Invitare in modo accattivante e chiaro alla partecipazione (es. una domanda semplice ma che susciti curiosità, un luogo e un orario comodi per i partecipanti).  
• Per la riuscita il tema della sessione deve stare a cuore ai partecipanti.  
• Creare un ambiente di lavoro ospitale, che ricrei nel miglior modo possibile l’informalità e la vivacità di idee e conversazione di un vero e proprio caffè. Disporre i tavoli di lavoro sfalsati o casualmente, avere a disposizione bevande e snacks, una musica di sottofondo.  
• Raccogliere i risultati e ritagliare un momento per la condivisione in plenaria.
• Bisogna avere il tempo per conversare ai vari tavoli: una sessione di lavoro di questo tipo deve prevedere una durata di almeno 1h e 30 minuti.  

Una volta chiarito il tema di lavoro con una o più domande aperte (che non prevedano un sì o un no come risposta, ma che incitino alla riflessione e al dibattito). I partecipanti sono quindi invitati a disporsi ai tavoli di lavoro: per ogni tavolo saranno forniti uno o più cartelloni e un portapenne con pennarelli colorati, matite, penne, post-it e i partecipanti potranno usufruire di bevande e spuntini in ogni momento. Ogni tavolo sarà composto da gruppi di 4/ persone: con meno di 4 persone al tavolo si rischia di non avere abbastanza contributi differenziati, dunque idee e conversazione cominceranno a stagnare prima della fine della sessione di lavoro, con più di 5 persone, invece, si incappa nel rischio di non lasciare il dovuto spazio di intervento a tutti, le persone caratterialmente più timide, inoltre, tendono a condividere maggiormente i loro punti di vista in gruppi ristretti. Una delle caratteristiche fondamentali del World Café è la circolazione e condivisione, collegare conoscenze a sistemi di pensiero più ampi, per questo i partecipanti “girano” fra tutti i tavoli di lavoro. Ogni 20/30 minuti il coordinatore dell’attività segnala il cambio di tavolo e tutti i partecipanti potranno spostarsi, prendendo parte a un nuovo gruppo di lavoro; solo una persona rimarrà al tavolo per tutti i turni: è il table host, ovvero colui che si occuperà, o esorterà gli altri partecipanti a farlo, di tenere traccia dei passaggi salienti della conversazione: appuntando idee, creando schemi e mappe concettuali, disegnando. In questo modo tutti possono vedere (quasi letteralmente) ciò che è stato detto e si crea uno spazio fisico in cui connettere le proprie idee a quelle degli altri.  Al cambio tavolo sarà il table host a presentare al nuovo gruppo di lavoro cosa è emerso dai contributi del turno precedente. Al termine delle sessioni, è bene ritagliare un momento plenario per dare visibilità ai contributi di tutti i tavoli (chi ha “abbandonato” un tavolo al primo turno vorrebbe vedere come si è evoluta la discussione). Si può raggiungere lo scopo in vari modi: utilizzando il contributo di un visual recorder (un illustratore che visualizza con dei disegni ciò di cui si discute); appendendo, come fossero dei poster, tutti i cartelloni dei tavoli alle pareti, in modo che tutti, un po’ come a una mostra, possano osservare liberamente quelli che ritengono più interessanti; chiedendo a tutti i partecipanti di scrivere su un post-it o un cartoncino un pensiero o qualcosa che lo ha particolarmente colpito durante le sessioni di lavoro e appenderlo su una parete, in modo che si crei una sorta di lavagna delle impressioni della giornata.  

Alla fine del processo i principali risultati vengono sintetizzati e presentati in una sessione plenaria (con possibile visualizzazione di supporto), nel corso della quale vengono valutati i possibili sviluppi.

Materiali:

• Tavoli e sedie
• Cartelloni e fogli
• Pennarelli, penne, matite  
• Post-it

Il trucco del mestiere: per ogni tavolo può essere di aiuto alla gestione della conversazione assegnare un talking stick, ovvero un oggetto (una bacchetta, un pennarello particolare, una pallina) che regola la discussione: il talking stick definisce lo spazio di intervento di ciascuno, chi lo tiene in mano in quel momento sta apportando il suo contributo al gruppo e va ascoltato attivamente una volta finito l’intervento l’oggetto può essere riposto al centro del tavolo e un altro partecipante, prendendolo, interviene a sua volta, oppure lo si può passare liberamente di mano in mano fra i partecipanti.

Fonte: la scheda qui proposta è ispirata e segue suggerimenti, metodi e linee guida della World Café Community Foundation, con particolare riferimento alla Guida pratica all’organizzazione e alla gestione di incontri con la metodologia world café.